Comment bien gérer des réunions

Organisez des réunions de 10 minutes

Les réunions trop longues ne sont souvent pas très productives.

Trop de sujets abordés, lors d'une même réunion, n'intéressent pas tous les participants en même temps. La solution : coupez votre grande réunion en 3 petites d'une durée maximum de 10 à 20 minutes chacune !

La réunion courte, concentrée, au cours de laquelle l'on ne traite qu'un sujet à la fois, semble apporter plus d'idées, être plus riche et efficace.

N'y participent que les personnes vraiment concernées par le sujet.

Comment conclure vos réunions

Vous avez certainement déjà assisté à une réunion qui traîne en longueur, qui n'arrive pas à se terminer !

Savez-vous, lorsque vous êtes vous-même l'animateur d'une réunion, quand il faut l'arrêter ?

Parfois, un groupe arrive au point où il ne peut plus fournir de travail constructif, où les décisions qui pouvaient être prises sont prises. Où il ne sert plus à rien de continuer à discuter en rond, il vaut bien mieux arrêter, même si ce n'est pas encore l'heure prévue pour la fin : personne ne vous en voudra d'être libéré plus tôt !

Il faut conclure lorsque :

il est indispensable d'avoir des apports de personnes qui ne sont pas présentes à la réunion
il vous est nécessaire, pour prendre une décision, d'avoir plus d'informations à votre disposition
vous avez atteint la limite du temps prévu pour la réunion et que le groupe est encore loin d'une décision
la présence de tout le groupe n'est plus nécessaire parce qu'un groupe restreint peut résoudre le problème.

À la conclusion de la réunion, l'animateur doit :

toujours rappeler les décisions qui ont été prises ainsi que celles qui le seront plus tard
indiquer clairement les actions à entreprendre par chaque participant, avant la prochaine réunion.

En quittant la réunion, chaque participant doit savoir :

pourquoi il était à cette réunion
ce qui y a été accompli
ce qu'il reste à faire
qui est responsable du suivi.

8 trucs pour garder votre réunion courte

1. Programmez-la à une mauvaise heure

Par exemple : juste avant l'heure du déjeuner, ou juste avant l'heure de fermeture des bureaux.

2. Restez debout

Les réunions les plus courtes se tiennent debout ! Les sièges, surtout confortables, invitent à la discussion. Ne pas s'asseoir pour une réunion lui donne un caractère d'urgence, l'inconfort fait faire du bon travail en un temps étonnamment court ! Rangez les chaises et, donnez l'exemple, en restant debout vous-même. Le caractère d'urgence imprimé à la réunion dépendra du ton que vous lui donnerez.

3. Commencez par un point facile

En démarrant une réunion par un point difficile ou délicat, vous risqueriez de créer un climat de tension et d'émotions négatives qui rendraient même les points suivants - plus faciles - difficiles à traiter. Si, au contraire, vous commencez par un point positif, l'ambiance et les sentiments positifs faciliteront les choses et créeront une plate-forme de départ plus favorable pour les points difficiles.

4. Gardez la conscience du temps qui passe

Installez une grosse horloge visible par tous. Demandez à tous ceux qui ont un chronomètre sur leur montre de le régler sur une heure fixe. Donnez à chacun la parole pendant 10', chronométrez, puis faites sonner la clochette. Vous devez être impitoyable. Nous avons vu des organisateurs installer un feu tricolore sur le podium :

vert = vous pouvez parler
jaune = attention, la fin de votre temps de parole approche
rouge = stop !

5. N'invitez pas les problèmes !

Ne faites pas participer les gens qui ont la réputation de tout discuter pendant des heures. Vous pouvez parfaitement vous passer de leur influence négative. Si vous ne pouvez pas faire autrement, dites-leur clairement que s'ils ne respectent pas les règles, ils ne seront plus invités !

6. Laissez quelque chose pour la prochaine fois

On ne peut pas toujours traiter tous les points prévus, lors d'une réunion. Si cela devient trop long, remettez à la réunion suivante. Traitez seulement le plus important et le plus urgent. Encouragez le positif.

7. Chaque personne qui soulève un problème doit aussi apporter une recommandation

Cela vous permet de garder le climat de la réunion plus positif !

8. Évitez d'accepter la discussion sur des sujets qui ne sont pas d'intérêt général

Proposez de les traiter en petit comité.

(source : communicateurs efficaces)